修道中学校･修道高等学校個人情報保護に関するガイドライン

はじめに

修道中学校・修道高等学校（以下、本校）では、生徒、保護者、教職員、卒業生等（以下、構成員等）から多くの個人情報を保有し、構成員等に対して様々な形でサービスを提供しています。同時にこれらの個人情報は、構成員等の権利利益が侵害されることのないよう、適切な取扱いが求められる大切な情報でもあります。

本校が保有している個人情報が教職員の故意又は過失により、漏えい、紛失し、不正に第三者に利用された場合には、構成員等に多大な損害を与えるだけではなく、本校の信用を著しく失墜させることになります。

こうした事態を防止するには、教職員全員が個人情報保護に対する正しい理解と重要性を深く認識し、関係法令や校内ルールを遵守する必要があります。

このガイドラインは、個人情報保護に関する校内諸規程並びに関係法令や文部科学省の指針等（巻末の注1を参照）に沿って、本校の個人情報の取扱い等について、わかりやすく解説したものです。

個人情報を取り扱う教職員等の皆さんが、このガイドラインを踏まえて、日常の業務活動を遂行していただくことを要望いたします。

用語の定義について

本校は個人情報保護に関する用語の定義や解釈について、以下のとおりとしております。

なお、以上の個人情報の定義についての関係は、別紙「個人情報」・「個人データ」・「保有個人データ」の関係を参照してください。

教職員等の個人情報の取扱いについて

教職員等の個人情報の取扱いについては、厚生労働省が策定した「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針について」（平成16年厚生労働省告示第259号）によることとなります。

個人情報の取扱いについて

本校が講ずべき措置の適切かつ有効な実施を図るための指針となるべき事項として、以下の8つの事項を挙げています。

1.利用目的の特定に関する事項

利用目的の特定に当たっては、単に抽象的、一般的に特定するのではなく、本人にとって取得された個人情報についてその利用結果が合理的に想定できる程度に具体的個別的に特定が必要となります。

したがって、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならないこと、また、利用目的を変更する場合においては、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて取り扱ってはいけないことに十分留意する必要があります。

【利用目的を特定している例】

【利用目的を明確に特定していない例】

2.本人の同意に関する事項

本人の同意を得るに当たっては、あらかじめ本人にその個人情報の利用目的を通知し、又は公表した上で、本人が口頭、書面等により個人情報の取扱いについて承諾する意思表示を行うことが望ましいとされています。
具体的には、以下のとおりです。

3.安全管理措置及び従業者の監督に関する事項

「従業者」とは、事業者の組織内にあって、直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業者のみならず、理事、監事、派遣職員、学校が主催する活動に参加する個人（学校ボランティア等）等も含まれます。
次に、事業者が講ずる安全管理措置としては、大きく分けて以下の3つのものが考えられます。

1. 組織的管理措置
   個人情報保護のための人員配置、内部規程の整備、その運用が確実に行われるための監査体制の整備等、個人情報の安全管理のための組織体制の整備等のことをいいます。
   本学園においては、「学校法人修道学園個人情報保護に関する規程」、「学校法人修道学園個人情報保護委員会規程」及び「修道中学校・修道高等学校個人情報保護委員会規程」を制定し、組織体制の整備を行っています。
   本学園では、理事長を総括責任者として位置づけ、その下に専務理事を置き、専務理事は、個人データ管理責任者を指揮するとともに問題が発生した場合に適切に処理することになっています。
   教職員の責務として、個人情報を適正に取り扱うとともに業務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせたり、不当な目的に利用することを禁じています。その責務は退職した後も同様となっています。これに違反した場合は、懲戒処分や損害賠償請求の対象となります。
   また、本学園においては、個人データ管理責任者の下に個人データ取扱責任者を置き、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に努めることにしています。個人データ管理責任者及び個人データ取扱責任者については、別表1を参照してください。

   　なお、個人情報の管理方法については、当分の間、下表のとおり取り扱うことといたします。

   		秘	禁帯出	取扱注意	部外秘
   印刷物へのラベル表示		赤（右上に）
   内容例示		人事記録等	履歴書等	教職員住所録等	入試実施要項等
   使用者		特定の者	関係者のみ	関係者のみ	関係者のみ
   管理方法		金庫等（施錠）で管理	部局の保管庫（施錠）で管理	各自の保管庫（施錠）で管理	各自で管理
   電子データの伝送		不可			校内可
   コピー		不可			校内可
   情報の種類の指示		校長	教頭・事務長・部長
   電子データの原本管理・格納		パスワード付きメモリーステックにて管理・格納			各記憶媒体にて管理・格納
   廃棄等の方法	紙	シュレッダーによる廃棄
   	電子データ	記憶媒体はメディアシュレッダーによる廃棄、端末のハードに記憶されたものは専用のソフト等を利用して廃棄

2. 人的管理措置
   実際に個人データを取り扱うこととなる従業者等に対して、個人データの適切な管理を行うよう意識の啓発を図るとともにその取扱いを行う研修を行うことをいいます。本校では、校長がこの任に当たることになっており、教職員等に対して、各種研修会、 ASP式によるパソコンを利用したe-ランニングの研修等も行っています。

3. 技術的・物理的管理措置
   学校内のコンピュータシステムへの外部からの不正な侵入を防止するためのシステム構築や第三者に容易に個人データを識別されないために行うデータの暗号化や、個人情報を含む帳簿等の保管庫の設置等、個人データの取扱いに関する技術的・物理的措置等のことをいいます。
   本校においても、入退室管理、盗難防止、不正アクセス制御による外部流出の未然防止、情報システムの追跡監視システムの構築、専用ソフトによるデータの消去やシュレッダー等による廃棄方法の確立等、さまざまな措置を講じるよう検討を進めています。
   個人情報を取り扱う際には、一定時間以上の離席をする場合は確実にファイルを片づけること、スクリーンセーバーを設定すること、保存期間が過ぎた個人情報は廃棄・消去を確実に行うこと等、個人情報を取り扱う各人の自覚と実践が不可欠となります。

4.委託先の監督に関する事項

本学園は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、次の事項を満たす業者を選定し、委託先との間に委託契約を結ばなくてはならないこととしています。

また、委託先において委託した個人データが安全に管理されるため、次に掲げる事項を委託契約書に明確に記載しなければならないこととしています。

管理者は、以上の委託契約にもとづき、個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行うことが義務付けられています。

5.第三者提供に関する事項

個人情報を第三者に提供する場合は、原則として本人の同意を得ることにしています。
なお、修道学園（中・高）同窓会とは個人情報保護法第23条第4項第3号の規定により、下記共同利用の目的及び情報項目に限定して、共同利用することといたします。

【共同利用の目的及び情報項目】

共同利用の目的
学園及び同窓会の有機的な結合を深め、双方の発展のために必要な事業展開を行うため

情報項目

6.保有個人データの開示等に関する事項

本人から、本人に関する保有個人データの開示等（開示、訂正、削除、利用停止、第三者提供停止）を求められた場合は、個人データ管理責任者は、本人に対し、その内容を文書により通知しなければならないことが定められています。
ただし、次に掲げる場合に該当する時は例外として開示しないことがあります。

なお、保有個人データを開示しないときは、その理由を文書により本人に通知しなければなりません。

7.本人の利便性を考慮した適切な措置に関する事項

保有個人データの開示等の手続きは、以下の方法で行います。

なお、個人情報に関する問い合わせ窓口は、事務室庶務課といたします。

苦情の処理に関する事項

苦情及び相談を受け付けるための窓口は、基本的には事務室庶務課となります。